Het registreren van een nieuwe relatie (organisatie of persoon) in het CRM-systeem om deze te kunnen gebruiken voor facturatie, offertes, orders, projectregistratie of rapportage.
Ga naar het hoofdmenu en klik op "Relatie toevoegen".
In het formulier vul je de gegevens in. De velden zijn onderverdeeld in categorieën.
| Veldnaam | Uitleg |
|---|---|
| Type | Kies tussen Organisatie of Persoon. Voor bedrijven wordt meestal "Organisatie" geselecteerd. |
| Bedrijfsnaam | Verplicht veld bij een organisatie. Vul de naam van het bedrijf in. |
| Vertegenwoordiger | Kies de primaire contactpersoon. Deze persoon ontvangt standaard de facturen. Selecteer een bestaande contactpersoon of voeg er een toe. |
| Bron | Interne bron of herkomst van deze relatie. Optioneel veld, bedoeld voor rapportage. |
| Standaard CC | Voeg hier extra e-mailadressen toe (zoals de boekhouder of administratie) die standaard een kopie van facturen moeten ontvangen. Optioneel veld. |
| Postcode | Postcode van het hoofdkantoor of vestiging. |
| Provincie | Provincie waarin het bedrijf zich bevindt. |
| Plaats | Vestigingsplaats van de organisatie. |
| Adres | Straatnaam en huisnummer. |
| Telefoon | Algemeen telefoonnummer van de organisatie. |
| Website | URL van de bedrijfswebsite. Optioneel. |
| BTW-nummer | BTW-identificatienummer van de organisatie. |
| KVK-nummer | Kamer van Koophandel-nummer. |
| Klantgroepen | Interne indeling of segmentatie van klanten. Alleen van toepassing indien klantgroepen zijn ingesteld. |
Verplicht voor communicatie:
Voor het versturen van facturen, offertes en orders moet er ten minste één contactpersoon gekoppeld zijn aan de relatie.
Klik op het tabblad “Contactpersonen” (zichtbaar nadat je een relatie hebt opgeslagen).
Voeg hier een nieuwe persoon toe met de volgende gegevens:
Voornaam
Achternaam
E-mailadres (verplicht voor communicatie)
Telefoonnummer (optioneel)
Sla de contactpersoon op.
Zonder contactpersoon kunnen facturen, offertes en orders niet worden verzonden, omdat er geen geldig e-mailadres beschikbaar is.
Onderaan het formulier kies je een van de volgende opties:
| Knop | Functie |
|---|---|
| Sluiten | Sluit het formulier zonder gegevens op te slaan. |
| Opslaan & doorgaan | Slaat de relatie op en opent direct de detailweergave. |
| Opslaan | Slaat de relatie op en keert terug naar het overzicht. |
| Veld | Waarde |
|---|---|
| Type | Organisatie |
| Bedrijfsnaam | Demo BV |
| Vertegenwoordiger | Jan de Vries |
| Bron | Website |
| Standaard CC | administratie@demobv.nl |
| Postcode | 1234 AB |
| Provincie | Noord-Holland |
| Plaats | Amsterdam |
| Adres | Herengracht 123 |
| Telefoon | 020 123 4567 |
| Website | www.demobv.nl |
| BTW-nummer | NL123456789B01 |
| KVK-nummer | 12345678 |
| Klantgroepen | Projectklanten |
Standaard CC wordt gebruikt om een kopie van facturen te sturen naar administratieve adressen. Dit is optioneel.
Alleen de primaire contactpersoon ontvangt standaard de factuur, tenzij een CC-adres is opgegeven.
Een relatie kan meerdere contactpersonen bevatten, maar er moet altijd minimaal één aanwezig zijn om documenten te kunnen verzenden.