Facturen Beheren in SolvCRM
Het beheren van facturen is een essentieel onderdeel van klantcommunicatie en betalingsbeheer. In SolvCRM kun je factuurinstellingen volledig aanpassen om een uniforme uitstraling te creëren en processen te automatiseren. Hier volgt een uitgebreide uitleg van de instellingen en hoe deze geconfigureerd kunnen worden.
1. Factuurvoorvoegsel
Een factuurvoorvoegsel maakt het mogelijk om facturen eenvoudig te onderscheiden en te ordenen.
- Functie: Voeg een prefix toe aan alle factuurnummers, zoals "FACT-", zodat ze uniek zijn en snel te identificeren zijn in een grote lijst.
- Instellen:
- Ga naar Instellingen > Facturen.
- Voer een voorvoegsel in bij "Factuurvoorvoegsel".
- Klik op Opslaan om de wijziging te bevestigen.
Voorbeeld: Een factuurnummer kan eruitzien als FACT-283.
2. Factuurkleuren
Pas kleuren en stijlen van facturen aan om ze consistent te maken met jouw merkidentiteit.
- Functie: Gebruik aangepaste kleuren voor logo’s, kopteksten, en andere elementen op de factuur.
- Instellen:
- Upload een factuurkopafbeelding (zoals een logo) via Factuur instellingen.
- Selecteer een kleurenschema om branding te versterken.
- Klik op Opslaan.
Voordeel: Consistente branding zorgt voor een professionele uitstraling.
3. Automatische Herinneringen
Zorg dat klanten tijdig betalen door automatische herinneringen in te stellen.
- Functie: Stuur herinneringen vóór en na de vervaldatum van een factuur.
- Instellen:
- Ga naar Instellingen > Facturen.
- Stel de volgende parameters in:
- Eerste herinnering vóór vervaldatum (bijvoorbeeld 7 dagen).
- Tweede herinnering vóór vervaldatum (bijvoorbeeld 3 dagen).
- Achterstallige herinnering na vervaldatum (bijvoorbeeld 5 dagen).
- Klik op Opslaan.
Voordeel: Minimaliseert het aantal late betalingen en versnelt het innen van openstaande facturen.
4. Voeg Handtekeningopties Toe
Geef klanten de mogelijkheid om facturen digitaal te accorderen.
- Functie: Voeg een optie toe waarmee klanten de factuur digitaal kunnen ondertekenen, wat handig is voor goedkeuringen of juridisch bindende documenten.
- Instellen:
- Vink Voeg handtekeningoptie toe aan onder Instellingen > Facturen.
- Pas de lay-out van het handtekeningveld aan als dat nodig is.
- Klik op Opslaan.
Gebruiksscenario: Geschikt voor facturen die goedkeuring vereisen voor betaling of toekomstige samenwerking.
5. Gedeeltelijke Betalingen Toestaan
Bied klanten de flexibiliteit om betalingen in termijnen te doen.
- Functie: Activeer een optie voor klanten om een percentage of een vast bedrag te betalen in plaats van het volledige factuurbedrag in één keer.
- Instellen:
- Ga naar Instellingen > Facturen.
- Schakel de optie Sta gedeeltelijke betalingen toe in.
- Stel een minimumpercentage of -bedrag in dat als aanbetaling moet worden betaald.
- Klik op Opslaan.
Voordeel: Handig voor klanten met beperkte middelen of grote facturen die gespreid betaald moeten worden.
6. Overige Instellingen
Naast de bovenstaande kerninstellingen kun je ook het volgende configureren:
- Standaard vervaldatum: Stel het aantal dagen in voordat een factuur vervalt (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen).
- BCC bij verzending: Voeg een BCC-e-mailadres toe om facturen intern te archiveren.
- Factuurvoetnoot: Voeg extra informatie toe, zoals bankgegevens of algemene voorwaarden, onderaan de factuur.
Workflow Voor Facturatie
- Configureren:
- Stel eerst alle factuurinstellingen in (bijvoorbeeld kleur, herinneringen, handtekeningen).
- Factuur aanmaken:
- Ga naar Facturen > Nieuwe factuur.
- Selecteer de klant, voeg producten of diensten toe, en kies de gewenste instellingen.
- Verzenden:
- Stuur de factuur rechtstreeks naar de klant via e-mail.
- Gebruik het BCC-veld voor interne administratie.
- Herinneringen opvolgen:
- Monitor het factuuroverzicht en stuur automatische herinneringen indien nodig.